BOOKINGTOOL Dokumentation
Willkommen im Hilfe-Center von BOOKINGTOOL Professional – Ihrer Terminbuchungssoftware für professionelle Online-Terminbuchung. Hier finden Sie Schritt-für-Schritt-Anleitungen zu allen Funktionen: von der ersten Anmeldung über Workflows und Online-Zahlungen bis zu Integrationen. Nutzen Sie die Suche oder die Navigation links, um direkt zum passenden Thema zu springen.
Tipp: Sie finden nicht, was Sie suchen? Schreiben Sie uns an support@bookingtool.pro – wir helfen persönlich weiter.
Kapitel 01
Erste Schritte
BOOKINGTOOL ist ein cloudbasiertes Online Terminbuchung Tool – Sie müssen nichts installieren und keine Updates einspielen.
- Öffnen Sie bookingtool.pro/registrieren und legen Sie Ihr kostenloses Konto an. Eine Kreditkarte ist nicht erforderlich.
- Bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse über den Link in der Willkommensnachricht.
- Melden Sie sich anschließend unter bookingtool.pro/anmelden an.
Nach der Anmeldung landen Sie direkt in Ihrem persönlichen Dashboard. Neue Konten starten mit einer 30-tägigen Testphase mit vollem Funktionsumfang; danach wechseln Sie automatisch in den kostenfreien Basic-Tarif. Ein Upgrade auf Professional ist jederzeit unter Konto → Abrechnung möglich.
Das Dashboard ist die Kommandozentrale Ihrer Terminbuchungssoftware. Links finden Sie die Hauptnavigation:
- Dashboard – Kennzahlen wie Termine, Umsatz und Auslastung auf einen Blick.
- Termine – alle Buchungen als Liste, mit Filtern und Statusverwaltung.
- Kalender – Tages-, Wochen- und Monatsansicht aller Mitarbeiterpläne.
- Kunden – Ihre Kundendatenbank inklusive Notizen und eigener Felder.
- Zahlungen – alle Transaktionen, Rechnungen und offene Beträge.
- Standorte, Mitarbeiter, Dienstleistungen – die Bausteine Ihres Angebots.
- Workflows – automatische Benachrichtigungen per E-Mail, SMS, WhatsApp und Webhook.
- Design – Erscheinungsbild und Aufbau Ihres Buchungswidgets.
- Statistik – Auswertungen zu Umsatz, Terminen und Auslastung.
- Einstellungen – alle Grundkonfigurationen.
Oben rechts erreichen Sie Ihre Profil-Einstellungen und die Abmeldung.
So richten Sie Ihre Online-Terminbuchung in fünf Schritten ein:
- Firmendetails hinterlegen: Unter Einstellungen → Firmendetails Name, Logo, Adresse und Kontaktdaten eintragen. Diese Angaben erscheinen später in E-Mails und auf Rechnungen.
- Standort anlegen: Unter Standorte mindestens einen Standort erstellen – auch bei rein virtuellen Terminen (z. B. „Online").
- Dienstleistung erstellen: Unter Dienstleistungen Ihre erste Leistung mit Dauer, Preis und Kategorie anlegen.
- Mitarbeiter hinzufügen: Unter Mitarbeiter sich selbst (und ggf. Ihr Team) anlegen, Arbeitszeiten festlegen und die Dienstleistung zuweisen.
- Buchungsseite testen: Öffnen Sie Ihre persönliche Buchungs-URL (siehe Buchungsseite & eigene URL) und führen Sie eine Testbuchung durch.
Fertig – ab jetzt können Kunden rund um die Uhr online Termine buchen.
Jedes Konto erhält automatisch eine persönliche Buchungsseite mit eigener URL (z. B. bookingtool.pro/ihr-name). Sie finden Ihren Link und den zugehörigen QR-Code jederzeit in Ihrem Dashboard.
- Wunsch-URL: Ihren URL-Namen wählen Sie bei der Einrichtung frei. Für eine spätere Änderung wenden Sie sich an den Support.
- QR-Code: Laden Sie den generierten QR-Code herunter und nutzen Sie ihn auf Visitenkarten, Flyern oder im Schaufenster – Kunden gelangen per Scan direkt zur Online-Terminbuchung.
- Teilen: Der Link funktioniert überall – in E-Mail-Signaturen, auf Social Media oder in Ihrem Google-Unternehmensprofil.
Ihr Buchungsformular lässt sich mit einer einzigen Zeile HTML in jede Website integrieren:
<iframe src="https://bookingtool.pro/ihr-name?iframe=1" style="height:600px;width:100%;border:0;"></iframe>
Ersetzen Sie ihr-name durch Ihre persönliche Buchungs-URL. Der Parameter ?iframe=1 blendet Kopf- und Fußbereich aus, sodass sich das Buchungstool nahtlos in Ihr Design einfügt.
- WordPress: Fügen Sie den Code in einen HTML-Block ein (Gutenberg: „Eigenes HTML"; Divi: Modul „Code").
- Andere Systeme: Jedes CMS oder jeder Homepage-Baukasten mit HTML-Einbettung wird unterstützt (Wix, Jimdo, Squarespace, Webflow u. a.).
- Höhe anpassen: Passen Sie den Wert
height an Ihre Seite an; das Widget ist vollständig responsiv.
BOOKINGTOOL ist konsequent Mobile-First entwickelt – sowohl für Ihre Kunden als auch für Sie:
- Kundenseite: Die Buchungsseite passt sich automatisch jedem Bildschirm an. Es ist keine separate App nötig.
- Verwaltung unterwegs: Auch Ihr Dashboard funktioniert vollständig im mobilen Browser. Fügen Sie es über „Zum Startbildschirm hinzufügen" wie eine App auf Ihrem Homescreen hinzu.
- Team: Mitarbeiter sehen unterwegs ihre eigenen Termine und Zeitpläne.
Kapitel 02
Einstellungen
Unter Einstellungen → Allgemeine Einstellungen legen Sie das Grundverhalten Ihres Buchungssystems fest:
- Zeitzone, Datums- und Zeitformat – Grundlage für alle Terminberechnungen.
- Zeitfenster-Länge (Timeslot): Bestimmt das Raster der buchbaren Uhrzeiten (z. B. alle 15, 30 oder 60 Minuten). Alternativ kann die Slot-Länge der Dienstleistungsdauer folgen.
- Mindestvorlauf für Buchungen: Verhindert extrem kurzfristige Buchungen (z. B. „frühestens 2 Stunden im Voraus").
- Buchbarer Zeitraum: Wie weit in die Zukunft Kunden Termine buchen dürfen (z. B. maximal 60 Tage).
- Stornierungsfrist: Bis wann Kunden selbst stornieren dürfen.
- Standard-Terminstatus: Ob neue Buchungen automatisch als „Bestätigt" oder zunächst als „Ausstehend" angelegt werden.
Änderungen wirken sofort auf Ihre Buchungsseite.
Unter Einstellungen → Kalender-Einstellungen steuern Sie die Darstellung und Logik der Kalenderansichten:
- Erster Wochentag (Montag oder Sonntag) und angezeigter Zeitbereich.
- Standardansicht beim Öffnen (Tag, Woche, Monat).
- Anzeigeoptionen für Termine, etwa welche Informationen im Kalenderblock sichtbar sind.
Diese Einstellungen betreffen die Verwaltungsansicht für Sie und Ihr Team – das Buchungswidget für Kunden konfigurieren Sie separat im Design-Modul.
Unter Einstellungen → Firmendetails hinterlegen Sie Ihre Unternehmensdaten: Name, Logo, Adresse, Telefonnummer und Website. Diese Angaben werden an mehreren Stellen verwendet:
- im Kopfbereich Ihrer Buchungsseite,
- in E-Mail-Benachrichtigungen (über Platzhalter wie
{company_name}),
- auf automatisch erstellten Rechnungen.
Laden Sie Ihr Logo idealerweise als PNG mit transparentem Hintergrund hoch (empfohlen: mindestens 300 px Breite). Wie Sie Ihr Logo zusätzlich im Buchungsformular platzieren, lesen Sie unter Eigenes Logo im Buchungsformular.
Unter Einstellungen → Öffnungszeiten definieren Sie die unternehmensweiten Standard-Arbeitszeiten je Wochentag, inklusive Pausen (z. B. Mittagspause 12:00–13:00 Uhr).
Diese Zeiten gelten als Voreinstellung für alle Mitarbeiter. Einzelne Mitarbeiter können unter Mitarbeiter → Wochenplan davon abweichende Arbeitszeiten erhalten – die individuelle Einstellung hat immer Vorrang. Außerhalb der Öffnungszeiten bietet die Online-Terminbuchung keine Slots an; versehentliche Buchungen um Mitternacht gehören damit der Vergangenheit an.
Ganze Tage sperren Sie unter Einstellungen → Urlaub: Wählen Sie einzelne Daten oder Zeiträume (z. B. Betriebsferien oder Feiertage) – an diesen Tagen ist keine Buchung möglich.
Urlaubszeiten lassen sich unternehmensweit oder je Mitarbeiter hinterlegen (unter Mitarbeiter → Urlaub). So bleibt der Kalender des restlichen Teams buchbar, während ein einzelner Mitarbeiter im Urlaub ist.
Unter Einstellungen → E-Mail-Einstellungen konfigurieren Sie, wie Systemmails (Bestätigungen, Erinnerungen, Rechnungen) versendet werden:
- Absendername und Absenderadresse: Erscheinen beim Empfänger, z. B. „Salon Müller termine@salon-mueller.de".
- Eigener SMTP-Server (optional): Für maximale Zustellbarkeit und Versand über Ihre eigene Domain hinterlegen Sie Host, Port, Benutzername und Passwort Ihres Mailanbieters. Ohne SMTP versendet BOOKINGTOOL zuverlässig über unsere Infrastruktur.
- Antwort-Adresse: Legen Sie fest, wohin Kundenantworten laufen.
Senden Sie nach jeder Änderung eine Testmail an sich selbst, um Darstellung und Zustellung zu prüfen.
Unter Einstellungen → Zahlungseinstellungen steuern Sie alles rund ums Bezahlen:
- Währung und Preisformat (Symbolposition, Dezimaltrennzeichen).
- Aktive Zahlungsmethoden: Vor-Ort-Zahlung sowie Online-Gateways wie Stripe, PayPal, Mollie, Square oder Tap-to-Pay.
- Anzahlungen: Global aktivieren und je Dienstleistung konfigurieren (siehe Anzahlungen).
- Standard-Zahlungsstatus für neue Buchungen.
Mindestens eine Zahlungsmethode muss aktiv sein, damit der Buchungsprozess abgeschlossen werden kann – „Vor Ort bezahlen" ist die einfachste Startoption.
Der Buchungsablauf (Standort → Dienstleistung → Mitarbeiter → Datum & Uhrzeit → Ihre Daten → Bestätigung) lässt sich unter Einstellungen → Buchungsschritte an Ihr Geschäft anpassen:
- Reihenfolge ändern: Schritte einfach verschieben – z. B. zuerst den Mitarbeiter, dann die Dienstleistung wählen lassen.
- Schritte ausblenden: Nicht benötigte Schritte (etwa „Standort" bei nur einem Standort) werden automatisch übersprungen oder lassen sich manuell deaktivieren.
- Vorauswahl per Link: Über URL-Parameter können Sie Standort, Service oder Mitarbeiter vorbelegen – ideal für Buttons wie „Herrenhaarschnitt buchen".
Weniger Schritte bedeuten höhere Abschlussraten: Blenden Sie alles aus, was Ihre Kunden nicht entscheiden müssen.
Unter Einstellungen → Beschriftung benennen Sie jeden Text im Buchungswidget um – ohne Übersetzungsdateien oder Technik:
- Ändern Sie z. B. „Mitarbeiter" in „Berater", „Stylist" oder „Trainer".
- Passen Sie Button-Texte, Hinweise und Feldbezeichnungen an Ihre Ansprache an (Du/Sie).
So spricht Ihr Online Terminbuchung Tool exakt die Sprache Ihrer Branche und Ihrer Kunden.
Erleichtern Sie Ihren Kunden die Buchung, indem sie sich mit einem Klick über ihr Google- oder Facebook-Konto anmelden: Name und E-Mail-Adresse werden automatisch übernommen, Tipparbeit entfällt.
Aktivieren Sie die Buttons unter Einstellungen → Mit Google fortfahren bzw. Mit Facebook fortfahren. Für die Verknüpfung benötigen Sie jeweils eine Client-ID aus der Google Cloud Console bzw. dem Facebook-Entwicklerportal – die Einstellungsmaske führt Sie Schritt für Schritt durch die Erstellung. Auf Wunsch richtet unser Support die Anbindung gemeinsam mit Ihnen ein. Die Verfügbarkeit hängt von Ihrem Tarif ab.
Google reCAPTCHA schützt Ihr Buchungsformular vor automatisierten Spam-Buchungen:
- Erstellen Sie unter google.com/recaptcha einen Schlüssel für Ihre Buchungsdomain.
- Tragen Sie Site-Key und Secret-Key unter Einstellungen → Google reCAPTCHA ein und aktivieren Sie die Funktion.
Die Prüfung erscheint anschließend im letzten Buchungsschritt und hält Bots zuverlässig fern, ohne echte Kunden zu stören.
Mit den Dynamischen Übersetzungen übersetzen Sie Ihr Buchungspanel in beliebige Sprachen – ganz ohne technische Kenntnisse:
- Öffnen Sie Einstellungen → Übersetzungen und wählen Sie die Zielsprache.
- Übersetzen Sie Texte direkt in der Oberfläche – jede Beschriftung ist editierbar.
- Speichern Sie – die Übersetzung ist sofort live.
Auch die Inhalte Ihrer Dienstleistungen (Namen, Beschreibungen) lassen sich mehrsprachig pflegen. So buchen internationale Kunden in ihrer Sprache.
Unter Einstellungen → Profil verwalten Sie Ihren persönlichen Zugang:
- Name, E-Mail-Adresse und Passwort ändern.
- Profilbild hochladen.
- Sprache der Verwaltungsoberfläche wählen.
Die Profil-Einstellungen gelten nur für Ihren eigenen Login – Firmendaten ändern Sie unter Firmendetails.
Kapitel 03
Standorte, Team & Angebot
Im Standort-Modul verwalten Sie alle Filialen, Praxen oder Niederlassungen zentral:
- Klicken Sie auf Neuer Standort und vergeben Sie Name, Adresse und Telefonnummer. Ein Foto hilft Kunden bei der Orientierung.
- Weisen Sie dem Standort anschließend Mitarbeiter zu (unter Mitarbeiter → Standorte).
Im Buchungsprozess wählen Kunden zuerst den Standort; angezeigt werden dann nur die dort verfügbaren Dienstleistungen und Mitarbeiter. Auch reine Online-Angebote benötigen technisch einen Standort – legen Sie dafür einfach „Online" an und blenden Sie den Schritt bei nur einem Standort aus. Umsätze und Auslastung vergleichen Sie in der Statistik standortübergreifend.
Im Mitarbeiter-Modul legen Sie Ihr Team an:
- Profil: Name, Foto, E-Mail und Telefonnummer. Foto und Name erscheinen im Buchungswidget.
- Wochenplan: Individuelle Arbeitszeiten und Pausen je Wochentag – diese überschreiben die globalen Öffnungszeiten.
- Urlaub: Abwesenheiten je Mitarbeiter blockieren dessen Slots.
- Dienstleistungen: Weisen Sie zu, welche Leistungen der Mitarbeiter anbietet.
- Standorte: Ein Mitarbeiter kann an mehreren Standorten mit unterschiedlichen Zeitplänen arbeiten.
Im Buchungswidget wählen Kunden ihren Wunsch-Mitarbeiter – oder Sie lassen das System automatisch einen verfügbaren Mitarbeiter zuweisen.
Im Service-Modul definieren Sie Ihr Angebot. Jede Dienstleistung umfasst:
- Name, Kategorie, Bild und Beschreibung – so, wie Kunden sie im Widget sehen.
- Dauer und Preis – die Grundlage für Slot-Berechnung und Bezahlung.
- Pufferzeiten: Vor- und Nachbereitungszeit, die den Slot verlängert, ohne den Preis zu ändern (z. B. 10 Minuten Reinigung nach jedem Termin).
- Zugewiesene Mitarbeiter und Sichtbarkeit (eine Leistung lässt sich auch verstecken und nur per Direktlink buchbar machen).
Strukturieren Sie ein großes Angebot mit Kategorien – im Widget navigieren Kunden dann übersichtlich, statt durch eine lange Liste zu scrollen. Die Anzahl der Dienstleistungen ist unbegrenzt.
Im Kunden-Modul finden Sie alle Personen, die je gebucht haben – oder die Sie manuell anlegen:
- Profil: Kontaktdaten, Notizen und eigene Felder.
- Historie: Alle vergangenen und kommenden Termine sowie Zahlungen des Kunden auf einen Blick.
- Aktionen: Termine direkt für einen Kunden anlegen oder Kundendaten exportieren.
Neue Buchungen mit bekannter E-Mail-Adresse werden automatisch dem bestehenden Kundenprofil zugeordnet – so bleibt Ihre Datenbank sauber.
Unter Eigene Felder erweitern Sie Buchungsformular und Kundenprofil um Ihre eigenen Datenfelder – z. B. „Anliegen", „Mitgliedsnummer", „Haartyp" oder „Wie haben Sie uns gefunden?":
- Feldtypen: Textfeld, Textbereich, Auswahlliste, Radio-Buttons, Checkboxen, Zahl, Datum u. a.
- Pflichtfelder: Markieren Sie, was zwingend ausgefüllt werden muss.
- Zuordnung: Felder gelten global oder nur für bestimmte Dienstleistungen.
- Datenschutz: Ergänzen Sie Checkboxen für Einwilligungen (z. B. Datenschutzerklärung) mit Verlinkung.
Alle Antworten erscheinen in der Termindetail-Ansicht und lassen sich als Platzhalter in Benachrichtigungen verwenden. In Kombination mit den benutzerdefinierten Formularen erfassen Sie exakt die Informationen, die Ihr Geschäft braucht.
Mit den benutzerdefinierten Formularen gestalten Sie den Datenerfassungs-Schritt Ihrer Online-Terminbuchung frei:
- Erstellen Sie ein Formular und fügen Sie per Drag-and-drop eigene Felder hinzu.
- Ordnen Sie das Formular einzelnen oder allen Dienstleistungen zu – so fragt das Erstgespräch andere Dinge ab als der Folgetermin.
- Legen Sie Pflichtangaben fest und ergänzen Sie Einwilligungs-Checkboxen.
Kurze Formulare konvertieren besser: Fragen Sie nur ab, was Sie wirklich für den Termin benötigen.
Im Termin-Modul sehen Sie alle Buchungen als filterbare Liste – nach Zeitraum, Standort, Mitarbeiter, Dienstleistung, Status oder Zahlungsstatus.
- Neuen Termin anlegen: Über Neuer Termin buchen Sie manuell für einen Kunden – etwa bei telefonischen Anfragen.
- Bearbeiten: Datum, Uhrzeit, Mitarbeiter oder Status jederzeit ändern; der Kunde wird auf Wunsch automatisch benachrichtigt.
- Status: „Ausstehend", „Bestätigt", „Abgesagt" und „Nicht erschienen" – als Filter und als Auslöser für Workflows nutzbar.
- Details: Jede Buchung zeigt Kundendaten, Formularantworten und Zahlungen.
Das Kalender-Modul zeigt alle Termine Ihres Teams grafisch – täglich, wöchentlich oder monatlich:
- Filtern Sie nach Standort, Mitarbeiter oder Dienstleistung.
- Erstellen Sie neue Termine direkt per Klick auf einen freien Slot.
- Farben kennzeichnen Status und Dienstleistungen; Urlaub und Pausen sind als blockiert dargestellt.
So sehen Sie auf einen Blick, wo heute noch Kapazität frei ist – und wo es eng wird.
Kapitel 04
Workflows & Benachrichtigungen
Das Workflow-Modul ist das Automatisierungsherz Ihrer Terminbuchungssoftware. Jeder Workflow folgt dem Prinzip Auslöser → Aktion:
Ein Workflow kann mehrere Aktionen enthalten (z. B. Mail an den Kunden und SMS ans Team). Unter Workflows legen Sie beliebig viele Automatisierungen an und aktivieren bzw. pausieren sie einzeln. Typische Basis-Ausstattung: Buchungsbestätigung, Erinnerung 24 h vorher, Stornierungsbestätigung, Dankes-Mail nach dem Termin.
In allen Nachrichten (E-Mail, SMS, WhatsApp) stehen Platzhalter zur Verfügung, die beim Versand automatisch mit echten Daten gefüllt werden – z. B.:
{customer_full_name}, {customer_first_name} – Kundendaten{appointment_date}, {appointment_time} – Termindetails{service_name}, {staff_name}, {location_name} – gebuchte Leistung{company_name}, {company_phone} – Ihre Firmendaten{zoom_join_url} – Beitrittslink bei aktivierter Zoom-Integration
Die vollständige, stets aktuelle Liste finden Sie direkt im Nachrichten-Editor über Platzhalter einfügen. Auch Antworten aus eigenen Feldern lassen sich als Platzhalter verwenden.
E-Mails sind der Standardkanal für Bestätigungen, Erinnerungen und Statusmeldungen – bereits im kostenlosen Tarif enthalten und frei anpassbar:
- Erstellen Sie unter Workflows einen neuen Workflow mit dem gewünschten Auslöser und der Aktion E-Mail senden.
- Gestalten Sie Betreff und Inhalt im Editor – mit Formatierungen, Ihrem Logo und Platzhaltern.
- Wählen Sie die Empfänger: Kunde, zugewiesener Mitarbeiter und/oder feste Adressen (z. B. die Rezeption).
Den Absender konfigurieren Sie in den E-Mail-Einstellungen. Mehrstufige Erinnerungen (z. B. 24 h und 2 h vorher) senken No-Show-Quoten spürbar.
SMS erreichen Kunden zuverlässig auch ohne E-Mail-Postfach – ideal für kurzfristige Erinnerungen (Professional-Tarif):
- Erstellen Sie ein Konto bei Twilio und kopieren Sie Account SID, Auth Token und Ihre Twilio-Rufnummer.
- Hinterlegen Sie die Zugangsdaten in der Twilio-SMS-Integration Ihres Workflow-Moduls.
- Nutzen Sie in Workflows die Aktion SMS senden und texten Sie kurz und klar (160 Zeichen je SMS-Einheit).
Versandkosten rechnet Twilio direkt mit Ihnen ab – Sie behalten die volle Kostenkontrolle.
Versenden Sie Bestätigungen und Erinnerungen dorthin, wo Ihre Kunden ohnehin täglich sind (Professional-Tarif):
- Aktivieren Sie in Ihrem Twilio-Konto den WhatsApp-Kanal (WhatsApp Business API) und lassen Sie Ihre Nachrichtenvorlagen freigeben – Pflicht für ausgehende Benachrichtigungen.
- Hinterlegen Sie die Twilio-Zugangsdaten in der Twilio-WhatsApp-Integration des Workflow-Moduls.
- Nutzen Sie in Workflows die Aktion WhatsApp senden und ordnen Sie die freigegebene Vorlage zu.
WhatsApp-Nachrichten erzielen erfahrungsgemäß die höchsten Öffnungsraten – besonders wirksam gegen No-Shows.
Mit der Webhook-Workflow-Aktion sendet BOOKINGTOOL bei jedem Ereignis (neue Buchung, Storno, Statuswechsel) die Termindaten als JSON an eine URL Ihrer Wahl:
- Erstellen Sie im Zielsystem (z. B. Zapier, Make oder n8n) einen Webhook-Empfänger und kopieren Sie die generierte URL.
- Fügen Sie in Ihrem Workflow die Aktion Webhook hinzu und tragen Sie die URL ein.
- Testen Sie den Workflow – im Zielsystem sehen Sie sofort die übertragenen Daten.
So verbinden Sie Ihre Online-Terminbuchung mit CRM, Newsletter-Tool, Tabellen, Projektmanagement und tausenden weiteren Anwendungen – in Echtzeit.
Die Workflow-Queue zeigt alle geplanten und versendeten Automatisierungen:
- Sehen Sie, welche Erinnerungen wann anstehen und welche Nachrichten bereits versendet wurden.
- Prüfen Sie bei Rückfragen („Ich habe keine Bestätigung erhalten"), ob und wann eine Nachricht rausging.
- Fehlgeschlagene Zustellungen sind markiert und lassen sich erneut anstoßen.
Die Warteschlange macht Ihre automatische Terminkommunikation vollständig nachvollziehbar.
Kapitel 05
Zahlungen & Finanzen
Das Zahlungsmodul von BOOKINGTOOL unterstützt alle gängigen Zahlungswege – Sie entscheiden, was zu Ihrem Geschäft passt:
Mehrere Methoden können parallel aktiv sein – der Kunde wählt im letzten Buchungsschritt. Alle Transaktionen laufen unter Zahlungen zusammen.
Stripe ist das vielseitigste Gateway für Online-Zahlungen (Kreditkarten, Apple Pay, Google Pay u. a.):
- Erstellen Sie ein Konto auf stripe.com und schließen Sie die Verifizierung ab.
- Kopieren Sie im Stripe-Dashboard unter Entwickler → API-Schlüssel den Publishable Key und den Secret Key.
- Tragen Sie beide unter Einstellungen → Zahlungsmethoden → Stripe ein und aktivieren Sie das Gateway.
- Führen Sie eine Testbuchung durch (Stripe-Testmodus mit Testkarte 4242 4242 4242 4242), bevor Sie in den Live-Modus wechseln.
Auszahlungen, Gebühren und Belege verwaltet Stripe direkt in Ihrem Stripe-Konto.
- Legen Sie unter developer.paypal.com eine App an (Typ „Live") und kopieren Sie Client-ID und Secret.
- Hinterlegen Sie beide Werte unter Einstellungen → Zahlungsmethoden → PayPal und aktivieren Sie das Gateway.
- Testen Sie den Ablauf zunächst mit Sandbox-Zugangsdaten, bevor Sie live gehen.
Kunden zahlen anschließend im gewohnten PayPal-Fenster; der Zahlungsstatus wird automatisch am Termin vermerkt. PayPal steht im Professional-Tarif zur Verfügung.
Mollie bündelt die in Europa beliebtesten Zahlarten – Klarna, iDEAL, Giropay, Bancontact, Kreditkarte u. v. m.:
- Registrieren Sie sich auf mollie.com und schließen Sie das Onboarding ab.
- Kopieren Sie im Mollie-Dashboard Ihren Live-API-Key (bzw. Test-API-Key zum Testen).
- Hinterlegen Sie den Key unter Einstellungen → Zahlungsmethoden → Mollie.
Welche Zahlarten dem Kunden angezeigt werden, steuern Sie zentral in Ihrem Mollie-Konto – ohne weitere Änderung in BOOKINGTOOL.
Square eignet sich besonders, wenn Sie online und vor Ort aus einer Hand kassieren möchten:
- Erstellen Sie ein Konto auf squareup.com und legen Sie in den Entwicklereinstellungen eine Anwendung an.
- Kopieren Sie Application ID und Access Token und hinterlegen Sie beide unter Einstellungen → Zahlungsmethoden → Square.
- Aktivieren Sie das Gateway und führen Sie eine Testbuchung durch.
Kunden zahlen per Kreditkarte direkt im Buchungsprozess; die Transaktionen erscheinen in Ihrem Square-Dashboard.
Mit der Tap-to-Pay-Integration verwandeln Sie Ihr Smartphone in ein Kartenterminal – ganz ohne zusätzliche Hardware:
- Kunden halten ihre Karte oder ihr Handy einfach an Ihr Gerät; die Zahlung wird dem Termin automatisch zugeordnet.
- Ideal für die Zahlung des Restbetrags vor Ort nach einer Anzahlung.
- Die Einrichtung erfolgt über Ihren verbundenen Zahlungsanbieter in den Zahlungsmethoden.
So schließen Sie den Kreis: online buchen, online oder vor Ort bezahlen – alles in einer Terminbuchungssoftware.
Sichern Sie sich gegen No-Shows ab, indem Kunden bei der Online-Terminbuchung einen Teil des Preises anzahlen:
- Aktivieren Sie Anzahlungen in den Deposit-Einstellungen und wählen Sie je Dienstleistung Prozentsatz (z. B. 20 %) oder Festbetrag (z. B. 15 €).
- Der Restbetrag wird vor Ort beglichen; offene Beträge sehen Sie in der Zahlungsübersicht am Termin.
- In Bestätigungsmails weisen Platzhalter automatisch angezahlten und offenen Betrag aus.
Voraussetzung ist ein aktives Online-Gateway (z. B. Stripe, PayPal oder Mollie). Wer anzahlt, erscheint – Anzahlungen sind der wirksamste Hebel gegen Terminausfälle.
Mit dem Coupon-Modul erstellen Sie Rabattcodes für Aktionen und Kampagnen:
- Rabattart: Prozentual oder Festbetrag.
- Gültigkeit: Zeitraum, maximale Einlösungen gesamt und je Kunde.
- Einschränkungen: Nur für bestimmte Dienstleistungen oder Standorte.
Kunden geben den Code im Zahlungsschritt ein; der Rabatt wird sofort verrechnet. Jede Einlösung wird protokolliert – so behalten Sie die Wirksamkeit Ihrer Aktionen im Blick.
Mit dem Geschenkkarten-Modul verkaufen Sie Wertguthaben, das Kunden (oder Beschenkte) bei künftigen Buchungen einlösen:
- Erstellen Sie Geschenkkarten mit festem Wert und automatisch generiertem, eindeutigem Code.
- Verkaufen Sie die Karten vor Ort oder online; der Code wird dem Käufer zugestellt.
- Bei der Buchung gibt der Kunde den Code im Zahlungsschritt ein – der Betrag wird ganz oder teilweise vom Guthaben abgezogen, Restguthaben bleibt erhalten.
Guthabenstände und Einlösungshistorie sehen Sie jederzeit in der Übersicht. Geschenkkarten sind zugleich Vorkasse-Umsatz und ein starker Neukundenkanal.
Das Invoice-Modul erstellt zu Buchungen automatisch Rechnungen als PDF:
- Vorlage anpassen: Gestalten Sie Layout und Inhalte – Logo, Anschrift, Steuernummer, Fußtext und fortlaufende Rechnungsnummern mit eigenem Präfix.
- Automatischer Versand: Hängen Sie die Rechnung in einem Workflow an die Bestätigungs- oder Abschluss-Mail an.
- Manuell: In jeder Termindetail-Ansicht lässt sich die Rechnung herunterladen oder erneut senden.
Die Mehrwertsteuer wird auf der Rechnung automatisch separat ausgewiesen.
Mit dem MwSt-Modul legen Sie Steuersätze an (z. B. 19 % MwSt., ermäßigt 7 %) und weisen sie Dienstleistungen oder Standorten zu:
- Wählen Sie, ob Ihre Preise inklusive oder exklusive Steuer kalkuliert sind.
- Im Zahlungsschritt und auf Rechnungen wird die Steuer automatisch korrekt berechnet und ausgewiesen.
- Unterschiedliche Sätze je Standort ermöglichen den Betrieb über Ländergrenzen hinweg.
Kapitel 07
Integrationen
Synchronisieren Sie Ihre Online-Terminbuchung mit Google Kalender:
- Verbinden Sie in der Google-Calendar-Integration das gewünschte Google-Konto (je Mitarbeiter möglich).
- Wählen Sie den Zielkalender und den Synchronisationsmodus.
Buchungen aus BOOKINGTOOL erscheinen automatisch im Google Kalender – und belegte Google-Termine blockieren umgekehrt die entsprechenden Slots im Buchungswidget. Doppelbuchungen zwischen Berufs- und Privatkalender sind damit ausgeschlossen. Titel und Beschreibung der Kalendereinträge lassen sich mit Platzhaltern anpassen.
Online-Termine mit automatischer Meeting-Erstellung (Professional-Tarif):
- Verbinden Sie in der Zoom-Integration Ihr Zoom-Konto und ordnen Sie Mitarbeitern ihre Zoom-Nutzer zu.
- Aktivieren Sie Zoom in den gewünschten Dienstleistungen.
Bei jeder Buchung wird automatisch ein eigenes Zoom-Meeting erstellt. Den Beitrittslink fügen Sie per Platzhalter ({zoom_join_url}) in Bestätigung und Erinnerungen ein – Kunde und Mitarbeiter erhalten ihn ohne Ihr Zutun. Bei Terminverschiebungen wird das Meeting automatisch aktualisiert.
Über die Webhook-Workflow-Aktion verbinden Sie BOOKINGTOOL mit tausenden weiteren Tools – die Grundlage für über 150 Automations- und Integrationsmöglichkeiten:
- Erstellen Sie in Zapier, Make, n8n oder IFTTT ein neues Szenario mit einem Webhook-Trigger und kopieren Sie die URL.
- Hinterlegen Sie die URL als Webhook-Aktion in Ihrem BOOKINGTOOL-Workflow.
- Verarbeiten Sie die Buchungsdaten im Zielsystem weiter – z. B. Kontakt im CRM anlegen, Zeile in Google Sheets schreiben, Slack-Nachricht senden oder Newsletter-Tool befüllen.
Beispiel: Neue Buchung → Make → Kontakt in HubSpot anlegen → Slack-Ping an den Vertrieb. Die Übertragung erfolgt in Echtzeit.
